お客様事例

マイナンバー制度に対応する業務プロセスを構築!
「マイナンバー業務navi」

インタセクト・コミュニケーションズ株式会社
法人番号 6010001125005
サービス マイナンバー業務navi
利用用途 クライアント認証
URL http://www.intasect.com/

本年10月からマイナンバーが通知され、来年1月から社会保障、税、災害対策の行政手続きで利用されるマイナンバー制度。企業にとって重要なテーマはシステム改修よりもむしろ業務フローやルール、規程の整備ですが、対応すべき事項も多く、制度開始までに時間はあまり残されていない、難易度も想定以上に高いのではないかと考えている企業も多いでしょう。また、マイナンバー対象業務の識別をすべての従業員に理解させ、アクセス権のある者だけがアクセスし、データを安全に管理するといった業務フローが果たして自社にできるのか、と不安を持っている企業も少なくありません。そこで、「マイナンバー業務navi」を提供しているインタセクト・コミュニケーションズ株式会社 新規事業本部 コンサルティングチーム 部長 櫻井 隆博 氏に概要を伺いました。

(左)インタセクト・コミュニケーションズ株式会社
新規事業本部 コンサルティングチーム 部長 櫻井 隆博氏

「マイナンバー業務navi」は、マイナンバー制度に対応するソリューションだと伺っていますが、魅力とコンセプトは何ですか?

櫻井氏-
マイナンバーを収集して、漏れないように管理するシステムが登場してきていますが、弊社の「マイナンバー業務navi」は、マイナンバーの安全なデータ保存だけでなく、マイナンバーに関わる業務全体のプロセスに注目しました。特に、コンプライアンス上で必要な、業務フロー、業務記述書、リスクコントロールマトリクスの3点セットに着目し、可視化と安全管理を支援します。
1つ目の「業務フロー」では、マイナンバー対応実務どおりのフローを構築します。エクセルやパワーポイントで描いたフローでは綺麗な絵は描けますが、実務として運用しづらい場合が多いです。「マイナンバー業務navi」では実務として運用できるフローを構築しています。
そして、2つ目の「業務記述書」(※1)で、一つ一つのタスクに表示される説明文に業務記述書の内容を反映します。個々のタスクに対して規定や作業内容や手順が表示されますので、ここで何をしなければならないのか、ということがひと目で理解できます。
3つ目の「リスクコントロールマトリクス」は、業務フローにリスクやコントロールを明記し、かつ、タスクの説明文には対策を加味した内容で表示されますので、正しい作業を行うことでプロセス全体の管理を実現します。

出来上がりフローおよび画面のイメージ

マイナンバー制度は、厳しい罰則規定があることが大きな特徴で、企業、特に経営者にとっては重要な課題ですが、「マイナンバー業務navi」によってしかるべき管理体制を実現できます。

※1 作業の概要のほか、管理方針や職務分掌・対象範囲など。

「マイナンバー業務 navi」の具体的なサービス内容を教えてください。

櫻井氏-
マイナンバー制度に対応する標準的な業務プロセスが構築され、業務の実行状況の証跡が管理できることです。「マイナンバー業務navi」には、マイナンバー関連業務が網羅され、業務の流れやルール、マニュアルを標準化しています。また、JCAN証明書の導入によりクライアント認証を行い、マイナンバーを保管します。本人確認書類もJCAN証明書で暗号化して保存できますので、高いセキュリティ環境の中でお使いいただけます。お客さまには、ヒアリングシートに回答していただき、実務に沿った運用をご提供します。

マイナンバー制度に伴う対象業務は、企業にとってどのような問題が想定されますか?

櫻井氏-
まず、準備段階として、関連業務および帳票の種類を洗い出さなければなりません。また、規程やルールを定義して、業務フローを記述しなければなりません。特に、本人確認の手続きや委任状授受の仕組み等、手続きの複雑さをまとめることに多くの時間がとられてしまいます。企業によっては、そのための訓練や教育が必要になる場合もあります。さらに、制度の開始までに運用記録ができる証跡管理システムを構築しなければなりませんので、時間的に間に合わなくなる恐れがあります。これらの実現のためには、大掛かりなチーム体制が必要となり、準備作業のために既存業務に影響が及ぶことも考えられます。
次に、運用段階として、本人確認や委任状授受で混乱してしまったり、問合せが殺到したり、規程の可視化ができていないため、漏えいリスクが高まります。万が一、事故が発生した場合、会社として運用整備の証明ができず、企業の信頼性が低下してしまうことも考えられます。

「マイナンバー業務 navi」を導入するメリットを教えてください。

櫻井氏-
準備段階の問題点については、既に約50の業務フローと帳票が洗い出されており、標準化された業務フローが整備されていますので、企業側での作成は不要です。また、証跡管理も仕組みとして持っています。事前のヒアリング等で導入ができますので、大きなチーム体制は不要となり、既存業務にはほとんど影響がないだけでなく、むしろ標準化につながっていきます。
また、運用段階の問題点については、業務記述書の内容で画面から指示されるので、スムーズに運用でき、ワークフローどおりに運用させることで漏えいリスクも抑えられます。併せて、フローやマニュアル、証跡管理が組み込まれた形で運用できますので、企業側の責務として認められると思っています。

では、「マイナンバー業務 navi」とJCAN証明書を組み合わせる魅力は何ですか?

櫻井氏-
マイナンバーは、特定個人情報として鍵のかかる場所に保管する等、高いセキュリティが求められていますので、JCAN証明書により、二要素認証を実現し、マイナンバー事務取扱担当者および責任者のみが情報にアクセスできる仕組みを実現しています。具体的には、ユーザPCの認証、書類の暗号化と復号、および外部システムとの連携において、JCAN証明書を組み合わせることで情報セキュリティを担保していることが大きな魅力になります。

番号管理について

安全管理と業務の効率化の両方を同時に実現することは難しいと思われてきました。しかし、JCAN証明書を活用することで高度なセキュリティが確保され、かつ、「マイナンバー業務navi」と組み合わせることで業務の可視化、標準化、効率化も実現できます。さらに、PDCAサイクルを単に回すのではなく、スピーディに展開できるソリューションですので、企業に大きな付加価値を生むと思います。

必要なシステム構成を教えてください。

櫻井氏-
アプライアンスサーバを購入していただくことでシステム構成は充分です。
ただし、外部システムと連携するためには、Webインターフェースが用意されていることが必要です。

導入後、期待できる効果はどのようなことでしょうか?

櫻井氏-
税や社会保障などマイナンバーに関連する複雑で面倒な業務は、特定のエキスパートのみが、そのノウハウを持っています。その属人化されていた業務を標準化し、可視化できますので、引継ぎ業務、社員教育において効果が表れます。また、コンプライアンスの強化や今後の業務改善活動のモデルケースとしても活用できます。

購入価格はいくらでしょうか?

一括の場合、初期費用400万円と10%の年間保守料で設定しており、分割でのお支払いも可能です。先の質問でも概略申し上げたように、マイナンバー対応準備では、基本方針の策定から始まり、対象業務や帳票類の洗い出し、業務フローの作成、およびリスク対策の検討が必要です。さらにマニュアル作成や管理台帳の準備と社員教育まで含めると、一般的な企業で専任体制の場合、4名で4~5ヶ月かかると想定しています。仮に兼務での体制の場合、既存業務にも影響を及ぼす危険もあり、期間も延伸してしまいます。よって、費用面でも効果が出せる上に、期間的な制約を考えるならば、十分なメリットを得られると思います。また、来年以降の実運用においては、マイナンバーを取り扱う業務でリスク対策が実施できる他に関連の既存業務においても標準化が可能となります。一連の業務単位で証跡を自動で管理でき、メリットを実感していただけると思います。

JCAN証明書のベンダーとして今後、どのような展開を期待していますか?

情報化や電子化は、この先もさらに進展していきます。それに伴い、情報セキュリティはより一層、強く求められます。弊社では、2013年からJCAN証明書を利用した給与明細電子配信サービスを開始し、コスト削減と業務の効率化を図るとともに、電子署名と暗号技術で安全に社員へ届けています。JCAN証明書の利用用途には、話題になっている電子契約などもありますので、益々利用されると期待しています。

(2015年6月)

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