お客様事例

紙の契約書からの脱却!!コントラクトマネジメント社と歩んだ契約電子化への道

株式会社メビウス21
法人番号 2120001040205
サービス コントラクトマネジメント社の電子契約サービス
利用用途 電子契約
URL https://www.contract-mgt.jp/

株式会社メビウス21
代表取締役社長 
林 茂太 氏

電子契約という言葉が発せられ、急速に各社における契約の電子化が進められてきています。
その中で、外部のビジネスパートナー様との契約を電子化することで感じられたメリットや、採用した電子契約サービスのポイントなどを、株式会社メビウス21 代表取締役社長 林 茂太 様にお話を伺いました。

【Q1】貴社の事業概要を教えてください。

1996年の創業から建機車両を含むレンタカーの回送事業を全国に向けて展開をしてきました。現在では車両回送サービスの分野においては全国でシェアNo,1を誇っています。繁忙期には1日あたり2000台以上の回送依頼をいただけるようになりました。これらの依頼に対応できているのは、システム化によるものです。
拠点は、本社の大阪を中心に、北は北海道から南は九州の宮崎まで展開しており、3000名の回送員様(ビジネスパートナー)と契約を取り交わしており、皆様と共にお客様の課題への解決を行っております。例えば、名義変更(陸運局へのプレートの交換)が伴うリース車両の回送や、レンタカー店舗様への人材派遣など新たな事業の拡充を図り、これに合わせ、社内の体制においてもレンタカー、リースカー、建機車両の各回送サービス、そして人材派遣の4事業部制を敷いています。

【Q2】レンタカー回送サービスを開始されたきっかけを教えてください。

創業者が中古車販売会社の経営に携わった後に、50代で弊社の創業に至りました。中古車販売という事業のため、自動車ディーラーとのパイプがあり、更に培ってきたノウハウを活かせるということからレンタカー回送サービスの事業の可能性を確信し開始しました。
当時では画期的な試みとして、ITを活用した受注から請求までのシステム化に取り組みました。これにより、全国的な事業展開が可能となりました。

【Q3】コントラクトマネジメント社の電子契約を採用した貴社のサービスの詳細及び、コントラクトマネジメント社の電子契約サービスを採用した理由を教えてください。

左:株式会社メビウス21 代表取締役社長 林 茂太 氏
右:コントラクトマネジメント株式会社 代表取締役 加藤 晴久 氏

弊社が行っているレンタカー回送事業における回送員(ドライバー)様と弊社との取引契約締結業務におきまして、コントラクトマネジメント様の電子契約サービスを採用いたしました。
契約の電子化を検討し始めた当初は、単純に「契約業務の電子化」のみできればよいと考えていました。契約業務を電子化することで、業務効率の向上に繋がり、更には契約書に貼付する印紙の削減にもなることまでは理解していました。しかしながら、検討を始めてみると、そう簡単なことではなく、既存の業務との兼ね合いがあることに気づきました。弊社では当時既にサイボウズ社のkintone※を利用していました。この仕組みを活用しながら、契約の電子化を図ることができないかということも含めての検討に変わりました。このような検討をしている時に、コントラクトマネジメント様からkintoneを活用し、電子契約サービスとの連携というご提案をいただいたことで採用に至りました。3社ほど見積もりを取得し、コストの優位性があったということ、弊社用に電子契約サービスのカスタマイズをいただけたことや、各種サポートの体制の良さについても、採用決定の要因となりました。

※kintone(キントーン):サイボウズ株式会社が提供している業務改善プラットフォームのこと。

【Q4】電子契約サービスを採用する以前と現在において「変わった点」、「得られた効果」と導入にあたり「苦労された点」を教えてください。

電子契約サービスを採用する以前は、回送員様と弊社間で紙面による契約を行っておりました。電子化したことにより、郵送に係る時間と封入、発送作業の削減、紙面でいただいた情報を確認後のデータ登録する作業が削減できました。契約の締結に、平均して約1週間かかっていたリードタイムが即時に短縮できました。また郵送費用がゼロになったこともメリットとしてあげられます。
契約を電子化することを社内で検討を開始してからテスト稼働まで、半年ほどで完了しました。契約の電子化を行う際に、要求定義や業務プロセスの設計において、どのようなプロセスや仕組みが必要であるのか、またこれらが法的に担保されるのかということの調査や検討に時間を費やしました。

mebius21_contract 図:メビウス21社における契約の流れ

【Q5】JCAN証明書を利用した感想(要望など)はありますか。

コントラクトマネジメント様の電子契約サービスを利用していると、JCAN証明書はサービス内に組み込まれており、ユーザ側で難しい設定はせず簡単に利用することができます。電子証明書と聞くと専門的な知識を有しなければならないと感じてしまいますが、特に専門的な知識を持つ技術者がいなくても、問題なく利用できるという点では非常に手軽な仕組みだと思います。

【Q6】貴社の電子契約の取り組み及びレンタカー回送サービスの今後の展望を教えてください。

レンタカー回送及び周辺マーケットは拡大しており、競合が10-20社となり競争は激化しており環境の変化も激しくなっています。そのような市場において、弊社では回送員様を含めたお客様への迅速なサービス提供そしてお客様の困りごとに対して新たなサービスをすばやく提供することで弊社の役割を果たしたいと強く思っております。
回送員様との契約の電子化を図りましたが、全ての業務において電子化が完了しているわけではありません。近々では、回送員様が立て替えで支払いを行ったレシートを電子データでの受付を開始することで準備をしていますが、マーケットの拡大への対応や競合との差別化を図る上でも、電子化が未完了な業務プロセスについて電子化を実現していくことを考えています。



※ページ内の「kintone」および「kintone」製品ロゴはサイボウズ株式会社の登録商標です。

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