お客様事例

電子契約クラウドサービス「SignUpOne(サインナップワン)」を導入!

ソフトバンク コマース&サービス株式会社
法人番号 3010401111111
サービス SignUpOne(サインナップワン)
利用用途 電子契約
URL http://cas.softbank.jp/

2014年4月1日にソフトバンクBB株式会社から分社独立したソフトバンク コマース&サービス株式会社は、ソフトバンクの創業事業であるIT関連商品の卸売事業(ディストリビュータ事業)を引き継いだ、いわばソフトバンクのDNAとも言える企業で、現在の主な事業は、IT関連・通信関連のハードウェア、ソフトウェア、サービスの卸売事業、モバイルアクセサリーを企画・販売する「SoftBank SELECTION」の事業、インターネットを通じて利用できるWebアプリケーションサービスを提供する事業、企業の購買・調達業務を代行する購買支援事業を4つの柱として商品やサービスを提供している企業です。
JCAN証明書に対応している電子契約アプリケーションをご導入いただきましたのでお話を伺いました。

(右)パーチェスワン事業統括部 統括部長 米谷 雅之氏、
(左)パーチェスワン事業統括部 戦略調達推進部 課長 谷 佳幸氏

電子契約の導入を進めることになった背景を教えてください。

米谷氏-
弊社では2008年から間接材購買システム&サービス「パーチェスワン」(※1)を提供しています。「パーチェスワン」はWeb購買システムを活用し、企業が必要とする間接材購買機能、カタログ登録・検索・見積依頼・発注申請・承認・検収機能を搭載し、弊社がユーザー企業様の購買部門に代わって、サプライヤからの見積り業務、電子カタログの作成とメンテナンス、日々の購買・調達業務を行っています。これによりユーザー企業様では、日々の現場部門や購買部門の購買・調達業務や、月次の請求書の処理、支払い業務などの煩わしい業務を集中化・集約化し効率化することができます。ところが、「パーチェスワン」をクライアントに採用していただくと、弊社では、クライアントがお取引されているサプライヤとの取引基本契約を、最大で数千件も締結しなければなりません。しかも、数カ月という限られた期限内に取引基本契約が締結しなければ、クライアントが今まで取引されていたサプライヤから調達することができなくなってしまいます。このサプライヤとの取引基本契約締結の効率化や的確な進捗管理を行えるようにすることは、弊社にとってとても重要な課題でした。
紙の契約書ではハンドリングやチェックも大変なうえ、作成した契約書に収入印紙を貼って郵送し、修正があればやり直し、ミスがあればやり直し、という膨大な作業工数がかかっていました。さらに契約書を発送してから回収するまでの進捗管理や督促も大変煩雑な作業でした。
そしてこれほど工数をかけて締結した契約書でも、取引先名の順番にキャビネットに並べて保管しているだけで、十分な管理ができていないのが実状でした。このような煩雑な処理を迅速かつ正確に行い、業務を合理化していきたいという想いが常にありました。

※1 パーチェスワン http://www.purchaseone.info/

それで電子契約システムの導入をご検討されたのですね?

米谷氏-
契約に関わる業務を電子化することは業務における様々なメリットがあると思いますが、電子契約では印紙を貼る必要がないため、コスト削減に繋がります。取引先と締結する取引基本契約を想定してみますと、1契約でこちら側・取引先側双方がそれぞれ4,000円の収入印紙を貼りますが、電子契約では印紙を貼る必要がないことを知り、印紙代だけ見ても、大きなコスト削減を期待できることがわかりました。

実際にどのようなメリットがでているのでしょうか?

谷氏-
導入のきっかけは、印紙代の削減でしたが、それ以外に、印刷、製本、宛名作成、封入、郵送、回収、台帳記入などの業務を圧倒的に効率化できたため、契約事務の負担が大幅に減り、労務コストを削減し、さらにスピードアップもできました。取引先1,000社あたりの契約締結コストは、人的工数の削減により50万円程度の削減、紙代・郵送代などで20万円程度の削減、さらに印紙代で800万円の削減になると試算しています。システムの利用料として104万円が必要になりますが、それでも差し引き766万円のコスト削減効果を見込んでいます。
また、契約書が自動的にシステム上の契約書ライブラリーに保管されますので、契約の有無確認、有効期限の管理、契約内容の確認など、契約書の保管・検索が容易にできますし、原本管理が確実ですので、コンプライアンスを強化することができました。電子契約サービスの提供元の東西のデータセンターで、毎日バックアップを取り同一データを保管しているので、BCP対策も万全になりました。
紙の契約時代は10人がかりで契約書を準備し、一定期間3人程度で取引先との契約窓口業務を行っていましたが、現在は、私一人で、1,000社ほどの取引先との契約業務を運用しています。

電子契約システムを導入される際、決め手になったポイントはどのようなことでしょうか?

米谷氏-
安価であることは条件のひとつとして重要なことですが、自社で最も効果的に活用できるよう業務要件が充足されていること。そしてはじめて電子契約を利用される取引先企業が戸惑いなく簡単にご利用いただけるように、直観的な操作ができるようなユーザーインターフェースであること、さらには、取引基本契約締結のために1回しか電子契約しない取引先もいるため、電子証明書の料金は、印紙代よりも安いこと、こういったことが実現できることが選定のポイントでした。

電子契約システム「サインナップワン」(※2)を採用されていますが、特長を教えてください。

谷氏-
まず、直感的な操作ができるようユーザーインターフェースに人間工学的な専門理論が取り入れられています。利用者にとって複雑なことをさせないような設計になっていますので、ヘルプデスクへの問い合わせもボタンひとつで連絡が来るようになっています。過去に契約書の内容をどのように修正したのかを検索したり、基本契約をしている取引先を検索して覚書を追加する場合もボタンひとつの操作で可能です。
また、税法、電子帳簿保存法などの法律に対応できるように、取引先向けの導入・展開用のマテリアル(手引書や社内事務処理管理規定サンプル)が標準提供され、さらに取引先も含めた利用者全員が無料で利用できるヘルプデスクサービスも提供されています。取引先からの問合せは、直接ヘルプデスクが対応してくれますので、電子契約を導入しても特別な体制を作る必要もなく、自社業務に専念することができました。

※2 SUJ株式会社が企画し、新日鉄住金ソリューションズ株式会社が開発・提供するサービスの名称。
サインナップワン <a href="http://signup-one.com/">http://signup-one.com/</a>

電子証明書の入手はどのようにするのですか?

谷氏-
システム外で独自に電子証明書を入手する必要のある電子契約が多い中、「サインナップワン」では電子証明書の発行申請や入手を誰でもわかりやすくできるように、「サインナップワン」上で必要事項を登録して申請し、LRA業務(※3)も標準サービスとしてサインナップワンが行うという、ユーザーの利便性が大変考慮されたシステムになっています。
また、従来電子証明書はパソコンに保管するようなシステムが多かったと思いますが、これでは電子証明書の管理や電子署名のオペレーションが煩わしくなってします。サインナップワンでは電子証明書は署名ボタンを押すたびに新しい電子証明書とパスワード(PINコード)を発行し、システム上での署名ボタンを押して電子署名が完了すると、即座に電子証明書を削除します。万全のセキュリティを考えた優れた、ディスポーザブルな電子証明書という最新のテクノロジーが実装されています。

※3 LRA…Local Registration Authority(JCAN証明書の本人確認および証明書の発行要求/配付等を行う事業者およびその業務。

JCAN証明書を組み合わせたことでどんなバリューを創出できているのでしょうか?

谷氏-
たとえば、取引基本契約締結のために1回しか電子契約しない取引先のことも考えますと、電子契約締結のための電子証明書の料金は、印紙代より安いことが必要です。サインナップワンでは、1年間の電子証明書の利用料金が3,560円、しかも1年間は回数制限なく何回でも電子証明書を使って署名を行えるという、大変リーズナブルな料金設定になっています。そして1契約あたりの文書登録・署名料金も440円という安価で提供されています。

今後の展望はどのようなことでしょうか?

米谷氏-
まず、パーチェスワンが担っているソフトバンクBB、ソフトバンクテレコム、ソフトバンクモバイル、ウィルコムなどのソフトバンクグループ企業の購買代行業務でも、サインナップワンの利用を拡大する方針で、グループ全体でペーパーレスを推進し、契約業務のコスト削減を推進します。
また、リーズナブルなコストで、電子契約システムをクラウドで提供し、電子契約の導入準備や運用・展開に必要なサービスをオールインワンで提供している「サインナップワン」の画期的なサービスは、今まで電子契約に手の届かなかった企業でも導入可能なサービスだと思います。弊社はユーザーとして利用を始め、機能やサービスの素晴らしさを実感し、世の中のディファクトスタンダードになり得る電子契約サービスだと確信し、多くの企業にお奨めしたいと、「サインナップワン」の総代理店になりました。(※4)
「サインナップワン」は、次のバージョンアップで、電子契約化前の紙契約情報の保管・管理・検索機能と、原本である紙契約書の倉庫保管サービス、紙の契約書のオンデマンド・スキャニングサービスなどの付帯サービスの提供も計画されていますので、ますます楽しみです。
弊社は、企業の購買・調達業務をご支援するとともに、電子契約の普及にも力を入れ、社会の変革に貢献していきたいと思います。 

※4 サインナップワンの価格は、月々28,000円~。
※参考情報 ソフトバンクBB株式会社 プレスリリース
  間接材購買システム&サービス「パーチェスワン」を新関西国際空港グループへ提供 電子契約化でコスト削減と業務効率の向上を実現
  http://www.softbank.jp/corp/group/sbb/news/press/2014/20140324_01/

(2014年7月)

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