お客様事例

電子印鑑とシンプルなワークフローで決裁処理を円滑に!:
パソコン決裁&DocGear Cabinet

シヤチハタ株式会社
法人番号 4180001025735
サービス パソコン決裁 DocGear Cabinet
利用用途 電子契約
URL http://www.shachihata.co.jp/

できるかぎり紙の書類を減らして書類のデジタル化を図り、ネットワーク経由で承認や決裁処理を行いたいと考えていても、印鑑が必要な書類のデジタル化で信頼性が失われてしまい、業務に支障がでるのではないかと懸念することもあります。そこで、「紙文書に捺印する」という日常的な行為のデジタル化を実現し、ネットワーク上で、捺印や承認、文書管理などをシンプルに行うワークフローシステムを提供しているシヤチハタ株式会社 システム開発部 部長の小倉 隆幸様に「パソコン決裁」と「DocGear Cabinet」の概要とメリットについて伺いました。

まず、「パソコン決裁」と「DocGear Cabinet」の魅力とコンセプトはそれぞれひとことで教えてください。

シヤチハタ株式会社
システム開発部 部長
小倉 隆幸 氏

小倉氏-
印鑑を使った承認プロセスをそのまま電子化できるところです。
「パソコン決裁」はペーパーレスを進めるうえで阻害要因のひとつとなる「印鑑」について、セキュアに捺印を実現する電子印鑑システムです。「DocGear Cabinet」は「合議」や「後伺い」など、複雑な決裁ルートにも柔軟に対応できるワークフローシステムです。

では、「パソコン決裁」と「DocGear Cabinet」の具体的なサービス内容を教えてください。

小倉氏-
「パソコン決裁」は、Adobe AcrobatやMicrosoft Excel/Wordなどのアドインとして利用する電子印鑑システムです。PDFファイル等にも保護、署名を掛けながら簡単に捺印することができます。
「DocGear Cabinet」は、ブラウザを利用するワークフローシステムです。申請者がPDFファイル等をアップロードし申請ルートを選択すると、決められた回覧ルートに従って次の承認者に通知します。承認者もブラウザからアクセスし、申請されたファイルを確認・決裁します。もちろん決裁には「パソコン決裁」を使った電子捺印が利用できます

「パソコン決裁」と「DocGear Cabinet」とJCAN証明書を組み合わせる魅力は何ですか?

小倉氏-
「パソコン決裁」による電子印鑑にJCAN証明書を使った電子署名を付与することで、捺印対象のファイルの改ざん検出が可能になります。 また電子署名のみでは「承認した」という実感がない・わかりにくいとおっしゃる方も多いのですが、電子署名に「パソコン決裁」の印影を追加することで、「承認の見える化」を実現できます。 「パソコン決裁」のみでは不十分な”ファイルの改ざん防止対策”と、「電子署名」のみでは不十分な”わかりやすさ”をお互いに補完できることが魅力です。

導入によって、どのような課題を解決できるでしょうか?

小倉氏-
印鑑で承認することのわかりやすさを維持したまま、ワークフローシステムを導入することができます。
ワークフローシステムの導入は、離れた拠点間での決裁スピードが格段に向上したり、書類の送付や、保管スペース、書類の検索などにかかる時間やコストを削減できたりと多くの利点をもたらします。しかし同時に印鑑が使えなくなるという点が課題となり、導入を見送るという話も多く聞きます。
「パソコン決裁」と「DocGear Cabinet」であれば、この課題をクリアできます。

特別に必要なシステム構成などはありますか?

小倉氏-
「パソコン決裁」、「DocGear Cabinet」ともに、Windows OS上で動作するアプリケーションです。
「パソコン決裁」は、Microsoft OfficeやAdobe Acrobat等に対応しております。
また「DocGear Cabinet」はサーバに設置し、利用者はMicrosoft Internet Explorerからアクセスして利用します。
「パソコン決裁」、「DocGear Cabinet」ともに、対応OSや最新の対応アプリケーションのバージョンは随時更新しておりますので、詳しくはホームページの製品情報をご確認ください。

※パソコン決裁 http://dstmp.shachihata.co.jp/product/tfd-7/
※DocGear Cabinet http://dstmp.shachihata.co.jp/product/docgear-cabinet/

導入後、期待できる効果はどのようなことでしょうか?

小倉氏-
「印鑑による承認」を残したまま決裁業務を電子化できますので、ユーザにとっては環境変化が小さいまま、電子化への移行がスムーズに行えます。一方、業務自体は電子化されますので、回覧や保管、検索などのコストを削減することができます。「パソコン決裁」と「DocGear Cabinet」は、電子化の利点をしっかり生かしつつ電子化に抵抗がある方にも受け入れられやすい電子決裁の提案を実現できると考えております。

では、最後に今後、JCAN証明書のベンダーとしてどのような展開に期待しているか教えてください。

小倉氏-
JCAN証明書(電子証明書)と組み合わせることで法的にも「紙への(朱肉を使った)捺印」と同等の電子捺印が可能になりますので、これまで法的な側面で電子印鑑の導入を見送られていた方々への展開が期待できます。 逆に、電子署名のみでは「安心感」に乏しいという理由で電子証明書(電子署名)の利用をためらわれている方々への展開も期待しています。
すでに電子署名と電子印鑑の組み合わせで安全性と利便性を実現した事例も数々ありますが、電子契約に関しては、印紙代や郵送費、保管スペースの確保等大きなコスト削減効果などが見込まれますので、今後より一層広がってゆくことに期待しております。

(2013年11月)

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