文書の電子化

電子文書のメリット

【文書の電子化】とは、紙などで保管していた文書を電子保管することを指します。
文書を電子化することで得られるメリットとして、一番初めにあげられるものには【コスト削減】があります。
企業にとって、保管場所に要する費用や印紙税などはコストですが、
(1) 電子化した文書はサーバなどに保管するため社内にキャビネットなどを用意する必要はなくなります。
(2) 紙による保管では難しかった、文書の一括検索が容易にできるようになります。
(3) 電子文書への外部からのアクセスさえ認められていれば、遠隔地であっても閲覧することが可能です。
(4) 電子化することで紙媒体による保管で発生していた文書の劣化も防ぐことができます。
それら全てに係るコストを、文書の電子化により削減することが出来ます。
また、契約などに際して発生していた「書類を送る」「捺印をする」といった行為を省略することで、【業務の効率化】を図ることもできます。

これらのメリットを総合すると、文書を電子化することで今まで必要であった時間やコストが削減でき、企業としての競争力強化につながるといえるでしょう。

書類を電子化する方法

図:文書の電子化によって実現できることのイメージ

文書を電子化する方法としては、主に2種類の方法があります。
(1)紙文書をスキャンする。
(2)最初から電子データで作成する。

しかしながら、スキャンするためにはスキャナなどの機器が必要となりますが、社内に備えていない場合には、スキャンを行う外部サービス業者を利用する方法もあります。
スキャナで電子化する際の基本的な要件として、「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」が求められます。
保管する文書により、関わってくる法令が異なります。また、法令によって求められる要件がかわります。

電子文書への署名の必要性

電子化した文書に対して、電子証明書による署名やタイムスタンプを付与することはなぜ必要なのでしょうか。
電子署名やタイムスタンプを文書に付与することで、「いつ」「誰が」その文書を作成したのかということが分かります。
電子署名により確認できることとしては、電子署名後に改ざんがされたかどうかということも確認できます。

電子署名とは

電子署名とは、電子文書に対してデジタルの署名を施すことを指します。
現実の世界では、紙の文書に対して捺印やサインを行いますが、インターネットの世界では、これをデジタル方式で行います。
そうすることで、<誰がその文書を作成したか>ということと、<署名後に改ざんがなされていない>という証明ができます。(「作成者の保証」と「内容の同一性」)
電子署名の用途としては、電子文書への署名に加え、メールに付ける電子署名もあります。
メールの電子署名を一般的にS/MIMEと呼びます。

お問い合わせはこちら

関連リンクはこちら

電子文書の利用例

ページの先頭へ戻る